Guía rápida sobre OKRs. Seguir

¡Hola!

Te damos la bienvenida al módulo de Objetivos, a continuación te mostraremos cómo podrás crear tus objetivos, resultados claves e iniciativas y darles un seguimiento adecuado.

 Usar la metodología de OKR’s tiene muchos beneficios como: 

1. Alineación de los objetivos para toda la organización. Podrás crear objetivos organizacionales, de departamento e individuales. 
2. Mayor visibilidad: a través de la transparencia y la fácil visualización de los objetivos, cada colaborador podrá ver el impacto de su trabajo en los resultados de la organización
3. Aumentar la responsabilidad del equipo: los reportes ayudan a ver muy fácilmente el progreso de cada objetivo y el resultado clave.

Antes de comenzar, te compartimos un breve resumen sobre los OKR’s: 

1. 1. Objetivos: Lo que tu organización o equipo quiere conseguir. Son aspiracionales, cualitativos, delimitados en un tiempo y responden a la pregunta “¿Qué quiero lograr?, ¿a dónde quiero ir?”.
   2. Resultados claves: Son concretos, específicos y medibles. Deben ayudarnos a medir si estamos en tiempo, atrasados o en riesgo de cumplir los objetivos. Nos ayudan a contestar la pregunta “¿Cómo voy a llegar ahí?”.

Si eres administrador, y es la primera vez que utilizas el módulo, deberás crear el ciclo de objetivos, indicando el período de objetivos utilizado, el momento de inicio y la frecuencia con la que se esperan las actualizaciones. Una vez generado el ciclo, podremos crear nuestros objetivos.

• Vamos a “Crear”, “Crear Objetivo”. Tienes disponibles plantillas agrupadas por departamentos que pueden ayudarte a crear tus primeros objetivos. 
• El nombre del objetivo deberá ser aspiracional y cualitativo. Por ejemplo:

• • Cree una experiencia de usuario memorable.

Podemos agregar una descripción para dar más información y también subir documentos anexos. Es posible alinear los objetivos junto a otros dentro de la organización. En este caso, es un objetivo del departamento de Producto y estará alineado al objetivo:

• • “Ser la aplicación financiera más fácil de usar de Latinoamérica” de la organización.

En “configurar detalles”, podremos seleccionar el ciclo al cual pertenece este objetivo, la persona responsable del mismo, el tipo de objetivo (organizacional, departamental o individual) y la visibilidad del objetivo, ya que puedes tener objetivos privados para tu equipo. 

• Ahora crearemos nuestros resultados clave que nos permitirán entender cómo llegaremos al objetivo planteado. Siguiendo con el ejemplo anterior, nuestro resultado clave medible será:
  • “Mejorar nuestra NPS de 50 a 75”

• Lo alineamos al objetivo que acabamos de crear. También puedes alinearlo a otros resultados clave.
• Hay distintos tipos de resultados caves que se podrán utilizar: 
  1. Tradicional: Diseñado para impactar una métrica específica por lo que, al seleccionarlo, la plataforma te solicitará que selecciones con qué métrica lo quieres medir, por ejemplo: “aumentar las suscripciones de los clientes en un 15 %”, en este caso la métrica sería porcentual.
  2. Contribuye a un KPI: Es utilizado para contribuir directamente a un KPI del tablero por ejemplo: el KPI de “Incidencias” está en números rojos, ya que se encuentra en el 15 %, por lo que el equipo de calidad decide crear el RC “reducir las incidencias en línea en un 10 %”, de esta forma este RC está directamente alineado al KPI de “Incidencias” y su progreso contribuye al KPI.
  3. Meta: Este tipo de RC es ideal cuando se tiene distintos rangos en los que  se puede cumplir, por ejemplo: el equipo de ventas tiene el RC “Vender $ 100,000 pesos en el primer trimestre”: sin embargo, si el equipo sobrepasa la meta puede recibir distintos bonos, por lo cual configuran rangos o metas de cumplimiento de la siguiente forma: si el equipo vende $ 100,000 obtendrá el mínimo de score (70), si el equipo vende $ 150,000 obtendrá satisfactorio (90) y si vende $200,00 obtendrá el excelente (100). Tanto los rangos como los scores son configurados por ti al momento de crear este tipo de RC.
  4. Fecha: Es muy similar al de tipo “Meta”, la diferencia es que las metas o rangos se definen por fechas. Siguiendo el ejemplo del mismo equipo de ventas, el RC quedaría de la siguiente forma: “Vender $ 100,000 pesos”; sin embargo, para el equipo es importante que el logro de este RC se cumpla cuanto antes, por lo que configuran rangos de fecha para el cumplimiento; si el equipo logra vender $ 100,000 el 30 de marzo obtendrá el mínimo (70), si logra su objetivo el 15 de marzo obtendrá el satisfactorio (90) y si logra la venta el primero de marzo obtendrá el excelente (100). Tanto los rangos de fecha como los scores son configurados por ti al momento de crear este tipo de RC, es importante que consideres que los rangos de fechas estarán limitados por el ciclo al que pertenezca el RC.

• Para ejemplificar, en este artículo usaremos el tradicional con el valor de NPS e indicaremos qué queremos lograr y desde dónde comenzamos. Al igual que en objetivos, podremos cambiar la configuración
• Podremos alinear resultados claves con otros de modo que nos quede un RC padre y otros hijos que impacten al anterior. Por ejemplo: podemos crear otro RC que sea “Bajar los bugs de 10 a 5 por semana”, el cual influirá en nuestro NPS, por lo que lo alinearemos. 
• Si nuestro resultado clave (hijo) está alineado a otro (padre), podremos seleccionar cómo se hará el cálculo del progreso: 
  1. Manual: al realizar una actualización del resultado clave hijo, no se modificará el resultado clave padre
  2. Suma: si se tienen varios resultados claves hijos, se suman y se reflejan en el resultado clave padre. Por ejemplo: en el caso de ventas, puedes tener resultados claves hijos por cada vendedor, que luego se sumarán e impactarán al resultado clave padre de ventas totales. 
  3. Promedio: Se realiza un promedio de los progresos de los RC hijos con el cual, el calculo del promedio puede ser configurado en el peso donde, por ejemplo, uno de los RC hijos pueda tener un peso del 60 % y otro del 40 %.

• Por último, podremos agregar iniciativas, que son los proyectos que nos ayudarán a conseguir los resultados claves planteados. Por ejemplo: en el caso de NPS, una de las iniciativas puede ser:
  • Tener 10 entrevistas con usuarios para entender posibles mejoras.

Dentro de la iniciativa podremos desglosar en actividades, como pueden ser: Enviar mail a todos los clientes, Agendamiento de la cita, etc. Y podremos ir cambiando el estado de progreso de la iniciativa. 

• El progreso y seguimiento de iniciativas y de resultados claves nos ayudará a tener visibilidad del cumplimiento de nuestros objetivos de negocio de una forma sencilla. 

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